Kuruluş Bazlı Ön Kayıt ve E-İmza: TÜBİTAK Başvurusunda Son Gün Stresinden Kaçının

TÜBİTAK TEYDEB programlarında, özellikle çağrı dönemleriyle çalışan 1501 ve 1507 gibi programlarda, proje önerisinin gönderilebilmesi için kuruluşun önce ön kayıt işlemini tamamlamış olması gerekir. Birçok firma bu adımı proje yazımının gerisinde bırakır ve son günlerde sıkışır. Oysa ön kayıt, proje metninden bağımsız olarak çok daha erken yapılabilir.

Ön kayıt nedir?

Kuruluş bazlı ön kayıt, firmanın kimlik ve yetki bilgilerinin PRODİS sistemi üzerinden TÜBİTAK'a bildirilmesi ve onaylanmasıdır. Ön kayıt onayı olmadan proje önerisi sisteme gönderilemez.

Çağrı metinlerinde bu konuda iki önemli ayrıntı yer alır:

• Ön kayıt için çağrının açılmasını beklemeye gerek yoktur; önceden yapılabilir.
• Ön kayıt için bir son tarih vardır ve bu tarih çağrının kapanış tarihinden önce gelir. Ayrıca ön kayıt evraklarının çağrı kapanış tarihinden en az bir iş günü önce TÜBİTAK'a ulaşması gerekir.

Adım adım ön kayıt

1. Firma kullanıcısı PRODİS üzerinden proje öneri formunun kuruluş bilgilerini içeren bölümünü doldurur.
2. Form, kuruluş yetkilisinin ya da yetkililerinin elektronik imza onayına gönderilir.
3. Yetkililer formu e-imza ile onaylar.
4. TÜBİTAK ön kayıt başvurusunu inceler ve onaylar.

E-imza hazırlığı

Ön kayıt işleminin yapılabilmesi için aktif bir nitelikli elektronik imza gerekir. Sık yaşanan sorunlar şunlardır:

• Yetkili kişinin e-imzasının süresinin dolmuş olması
• İmza yetkisinin şirket kayıtlarında güncel olmaması
• Birden fazla yetkilinin birlikte imzası gerekirken birinin ulaşılamaz olması
• E-imza yazılımının kullanılan bilgisayarda kurulu olmaması

E-imzanın geçerlilik süresini ve imza yetkisini çağrı açılmadan önce kontrol etmek bu sorunları ortadan kaldırır.

Evraktaki eksiklikler

Ön kayıt evraklarındaki bir eksiklik nedeniyle onay verilemezse sorumluluk kuruluşa aittir. İmza sirküleri, ticaret sicil kayıtları ve yetki belgeleri gibi belgelerin güncel olduğundan emin olun.

Kısaca

Ön kayıt, proje yazımından bağımsız ve öngörülebilir bir süreçtir. Çağrı takvimi yayımlanır yayımlanmaz ön kaydı tamamlamak, e-imza ve yetki sorunlarını erkenden görmek ve son gün yaşanabilecek teknik aksaklıklardan etkilenmemek için en güvenli yoldur.