Ar-Ge Projesi Bütçesi Nasıl Hazırlanır? Kalem Kalem Rehber

Bir Ar-Ge projesinin bütçesi, yalnız ne kadar destek isteneceğini değil, projenin nasıl yürütüleceğini de anlatır. Değerlendiriciler bütçeye bakarak iş planının gerçekçi olup olmadığını, ekibin işi yapabilecek büyüklükte olup olmadığını ve harcamaların proje faaliyetleriyle ilişkisini değerlendirir.

Temel gider kalemleri

TÜBİTAK başta olmak üzere çoğu ulusal Ar-Ge programında bütçe benzer kalemlerden oluşur:

• Personel giderleri
• Alet, teçhizat ve yazılım alımları
• Hizmet alımları (test, analiz, danışmanlık, prototip üretimi)
• Malzeme ve sarf giderleri
• Seyahat giderleri

Her programın uygun gider tanımı farklı olabilir; bazı giderler hiç desteklenmez, bazıları için üst sınır uygulanır. Bu nedenle bütçeye başlamadan önce programın uygulama esaslarındaki gider maddeleri okunmalıdır.

Personel: Adam-ay mantığıyla kurgulayın

Personel bütçesi, kimin projede ne kadar zaman harcayacağının parasal karşılığıdır. Her kişi için projeye ayıracağı süreyi adam-ay olarak belirleyin ve bu sürenin iş paketlerindeki görevleriyle tutarlı olmasına dikkat edin.

TÜBİTAK sanayi programlarında personel maliyetinin desteklenecek kısmına eğitim düzeyine göre asgari ücretin katları üzerinden sınır uygulanır. Örneğin 1507 uygulama esaslarında bu sınır doktoralı personel için asgari ücretin on iki katı, lisans ve yüksek lisans için sekiz katı, ön lisans için dört katı, lise ve altı için üç katı olarak tanımlanmıştır. Sınırların üzerindeki kısım destek hesabına alınmaz. Güncel oranları başvurduğunuz programın yürürlükteki esaslarından kontrol edin.

Alet ve teçhizat: Neden gerekli olduğunu anlatın

Alınacak her cihazın hangi iş paketinde, hangi amaçla kullanılacağı açıkça belirtilmelidir. Projeden bağımsız olarak üretimde kullanılacak ekipmanlar ya da proje süresinin tamamında kullanılmayacak yüksek bedelli cihazlar sorgulanır. Mümkünse teklif alarak fiyatları gerçekçi tutun.

Hizmet alımı: Kimden, ne için?

Test, analiz, sertifikasyon ve prototip üretimi gibi hizmetler, firmanın kendi imkânlarıyla yapamadığı işler için planlanır. Projenin ana Ar-Ge faaliyetinin dışarıya yaptırılması ise projenin Ar-Ge niteliğini zayıflatır. Hizmet sağlayıcının kim olacağı ve neden seçildiği belirtilmelidir.

Sık yapılan hatalar

1. Bütçenin tek bir kaleme yığılması, örneğin toplam bütçenin çok büyük kısmının tek bir cihaza ayrılması
2. Personel adam-ay değerlerinin iş paketleriyle uyuşmaması
3. Piyasa fiyatının çok üzerinde birim fiyatlar
4. Proje bittikten sonra kullanılacak yatırımların projeye eklenmesi
5. Desteklenmeyen giderlerin, örneğin patent ya da marka tescil masraflarının bütçeye yazılması

Kısaca

İyi bir bütçe, iş planının parasal bir yansımasıdır. Her kalemi bir iş paketine bağlamak, adam-ay değerlerini gerçekçi tutmak ve programın uygun gider tanımına uymak, hem değerlendirmede hem de proje yürütülürken yaşanacak sorunları azaltır.